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Casser les silos en entreprise : Levier N°1 pour accélérer ?

Cassage-des-silos.pngLa quasi-totalité des entreprises que nous rencontrons aujourd’hui n’ont qu’un mot à la bouche : accélérer! Pour nombre d’entre elles, cela se traduit par la réduction au maximum de leur time-to-market. Bonne nouvelle, il existe un moyen simple et efficace : le cassage des silos de votre organisation interne.

En effet, les projets actuels sont de plus en plus transverses. Les équipes provenant de différents départements travaillent pourtant encore sur des fichiers, outils et données distincts. Les seuls moments de synchronisation de l’information sont les comités et réunions formelles interdépartementales souvent mensuels. Or, outre le fait que les personnes dont on a besoin à ce moment-là n’ont parfois pas été conviées, on se rend compte que les équipes n’ont pas avancé dans la bonne direction du fait qu’une décision issue du travail d’un autre département ne leur avait pas été communiquée avant. Situations frustrantes annihilant parfois des semaines ou des mois de travail. Il est de notoriété publique que dans trop de réunions on perd 80% du temps à collecter l'information auprès de tous et seulement 20% à prendre les décisions qui s'imposent.

1/ Les signes qui prouvent que vos équipes travaillent en silo

Si vous travaillez dans le secteur du Retail, je vous invite à découvrir 5 histoires vraies qui dénotent d’une organisation en silos (téléchargeables ici).  

Voici quelques signes plus génériques :

  • Lorsque les données de reporting sont remontées par les différents départements, et qu’il est impossible de les consolider car les méthodes de calcul ne sont pas homogènes d'un département à un autre.
  • Des réunions où l’on découvre qu’une équipe s’est basée sur une version antérieure d’un document remettant en question le travail réalisé des derniers mois.
  • Des projets en « stand by » depuis 15 jours voire plus car on attend la validation d’un tiers ou une information d’un autre service trop « surbooké » pour répondre.

Or ce mode de fonctionnement, classique de surcroît, a de lourdes conséquences en termes de finance, de qualité et de délais.

Quand on travaille en silos, les actions réalisées, les alertes, les décisions prises ne sont pas partagées en temps réel. Or ce "non-alignement" des équipes est la raison principale du retard des projets. Souvent les équipes ne pensent pas à communiquer avec les autres départements les résultats car ils n’imaginent pas que ces résultats puissent avoir un impact et pourtant c’est majoritairement le cas. Ainsi, casser les silos est primordial en favorisant une collaboration temps-réelle au sein des équipes. Il ne faut pas que des kilomètres, un étage ou même le plus fréquemment un mur en placo de 20cm d’épaisseur empêchent la communication et la collaboration interdépartementales ou entre un siège et ses filiales.

2/ Le cassage de silos : mission impossible ?

Les équipes Conseil de One2Team (en charge d’accompagner nos clients dans l’implémentation de l’outil et sa prise en main) font souvent face à ce genre d’objections. Certains des futurs utilisateurs sont frileux à l’idée que les autres départements soient au courant de ce qu’ils font, des résultats obtenus, alors qu'eux-même souffrent de ce manque de collaboration. Ce comportement est digne du chef de projet cow-boy (portrait-robot accessible ici) qui ne souhaite pas faire preuve de transparence de peur de se faire juger et finalement ne communique sur ses problèmes que lorsqu’il est presque trop tard pour rattraper le coup !

Et pourtant, dès qu’ils commencent à utiliser la plateforme, ils réalisent à quel point cette collaboration leur fait gagner du temps et leur facilite la vie. Toute frustration envolée, ils réalisent également que tout n'est pas forcément disponible pour tous mais que même lorsqu’il y a transparence, les uns et les autres sont pris par leur quotidien et ne vont pas voir ce que fait leur voisin lorsqu’ils n’en ont pas besoin. Par ailleurs, les réunions deviennent plus efficaces et ne servent plus à déterminer l’état d’avancement du projet et à collecter l'information mais à prendre des décisions et traiter les points bloquants.

3/ La plateforme collaborative : la solution pour casser les silos

On sait tous que la distance géographique et même le plus souvent un simple couloir empêchent les informations de circuler. Or il est devenu impératif de fluidifier et d'accélérer la communication des décisions prises ou des résultats observés, afin que tous puissent en bénéficier. C’est aujourd'hui possible grâce aux plateformes collaboratives actuelles qui utilisent la puissance du Cloud pour simplifier la communication et faire émerger les informations importantes, les alertes sur les signaux faibles en temps-réel.

One2Team est une de ces solutions de nouvelle génération. La solution de l'éditeur éponyme simplifie les actions et développe la collaboration au travers d'outils ergonomiques développés conjointement avec les utilisateurs. Par ailleurs, la plateforme étant paramétrable, elle est le reflet des processus de l'entreprise.

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