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Quand la crise accélère l'adoption des outils digitaux - L'exemple du Crédit Agricole PCA

Temps de lecture : 4 minutes

Quand l’outil de gestion de projets de la Caisse Régionale Provence Côte d'Azur soutient la gestion de crise de ses cellules de vigilance

Les premiers signes de la crise COVID19 en Asie annoncent des répercutions sans précédent qui nécessitent le concours de toutes les bonnes volontés pour soutenir l'action des Cellules de vigilance. Les Cellules se mettent en place début mars et démarrent le suivi et la consolidation de leurs actions sur tableur. Multiplication des réunions quotidiennes, interdépendances entre chantiers, … la gestion de crise devient tentaculaire et demande un environnement de travail digital qui soutient efficacement la démarche. Il faut très vite une solution.

Le Département Transformation, Organisation et Grands Projets - D.T.O.P. se mobilise : puisque One2Team, déjà utilisée sur des projets d’ampleur, aide à coordonner des groupes de travail distincts qui sont parfois amenés à être fusionnés, pourquoi ne pas adapter la solution existante à la gestion de crise ?

L’équipe animée par Sébastien LEMAROTEL – Chef de projet senior – D.T.O.P. mène un brainstorming qui se concrétise par la création d'environnements dédiés pour :

  • Soutenir l’animation des séances de travail et de prise de décision à distance pour les plans de continuité d’activité et de gestion de crise

  • Permettre à plusieurs Cellules de vigilance de croiser leurs informations

  • Soutenir une démarche d’entreprise en distribuant des actions à des contributeurs au-delà de la limite de la Cellule de vigilance

  • Permettre la prise en main immédiate à de nouveaux utilisateurs sans formation préalable

Formée par leur Customer Success Manager à la plateforme de travail One2Team, l'équipe de Sébastien LEMAROTEL maîtrise la solution et imagine des environnements adaptés aux besoins de leurs clients internes. Grâce à leur réactivité et la flexibilité de la solution One2Team, elle livre en 48 Heures une solution dédiée aux Cellules de Vigilance Crédit Agricole Provence Cote d'Azur.

A l’occasion de reporting quotidien généré à partir des données centralisées dans One2Team, la solution dédiée aux Cellules de vigilance est présentée et adoptée dans la foulée par le Comité de Direction. 

La solution est personnalisée pour aider à l’action et à la prise de décision immédiate et court terme sur la crise COVID. 

Dès le premier point, les utilisateurs ont une vision claire et lisible qui leur permet de s’emparer de l’outil : sujets ouverts, urgents, prioritaires … avancement des actions et réponses données. En une semaine, l’interface devient incontournable, on se surprend même à l’utiliser de façon détournée pour aller encore plus vite dans l’exercice de mise en conformité des sites et agences aux règles de distanciation.

Quand la maîtrise laisse place à la créativité

On a vu durant cette période de crise que la créativité a été de mise ! La maîtrise de la solution permet au D.T.O.P. d’imaginer un usage “détourné”.

Convaincu que “par le visuel on arrive à démontrer les choses”, Sébastien Lemarotel invite les Responsables de site et Services Travaux à partager des photos et fiches dans leurs cartes d’action. Cela va permettre de mesurer la faisabilité et la complexité de mise en place des règles sanitaires.



 

Les photos sont prises et partagées dans la plateforme One2Team. Accessibles en un point central, par tous les membres de la cellule, les photos et documents permettent aux Responsables de faire leurs analyses et leurs recommandations (pose de cloison, ajout de plexiglas, configuration des bureaux, etc.). De leur côté, les Responsables Travaux peuvent lister leurs actions et donner ainsi visibilité sur l’avancement du réalisé. Ils partagent leurs problématiques et sollicitent l’aide des décideurs. Ils partagent leurs bonnes pratiques avec leurs homologues. Le bilan est très visuel en fin d’exercice.

Une accélération des utilisateurs et des usages

En imaginant et proposant très rapidement dans One2Team un environnement dédié à la gestion de crise COVID, le D.T.O.P a d’une part démontré sa réactivité avec une réponse rapide à mettre en place et simple à adopter, et d’autres part fait de nouveaux émules au sein des équipes.

Cet épisode a été l’occasion de montrer par l’exemple l'intérêt de la plateforme pour ses utilisateurs et a permis d’embarquer des utilisateurs supplémentaires. Cette étape de découverte va maintenant laisser place à une étape de diffusion pilotée par le D.T.O.P. 

Fort de cette expérience et convaincu des possibilités multiples offertes par One2Team, le D.T.O.P. lance son projet de professionnalisation pour accélérer la digitalisation de la Caisse Régionale en se fondant sur la convivialité de l’interface et sa simplicité d’adoption qui va soutenir des usages quotidiens : One2Team sera alors l’outil « Colonne vertébrale » sur lequel s’adossent processus et cas d’usages.

Autonome pour façonner des solutions cette fois de façon proactive, selon les problématiques et les populations utilisatrices, le D.T.O.P propose à ses clients internes un seul et même espace de travail pour :

  • La gestion de projets, 

  • La gestion de plans d'action et de crise,

  • La gestion de la vie d’équipe.

La personnalisation de One2team pour les Cellules de Vigilance dans cette situation d’urgence a été révélatrice du sens donné par Crédit Agricole Provence Côte d'Azur à son projet de transformation et de l'intérêt à la fois global et individuel de leur outil.

Merci à Sébastien LEMAROTEL pour son partage d'expérience de One2Team.

 

 

À propos du D.T.O.P. - Département Transformation, Organisation et Grands Projets

Depuis 2018, la Caisse Régionale de Provence Côte d’Azur - CA PCA - opère une transformation d’entreprise où le digital est à la fois un moyen et un objectif. Sous le slogan de « 100% Humain, 100% digitale », cette transformation nécessite un outillage garantissant la capacité de gérer simultanément une trentaine de projets qui bien que parallèle les uns aux autres ont des liens sur des sujets et actions en commun.

One2Team est retenu en 2019 pour sa capacité à faire travailler les équipes plus efficacement ensemble. Immédiatement ouverte aux 2500 collaborateurs, la plateforme de work management permet, à chacun, quel que soit leur rôle, de contribuer aux projets et à la transformation de la Caisse Régionale.

Une des initiatives vise à professionnaliser la gestion de projets. Pour ce faire, le D.T.O.P. - a pour mission d’apporter méthodes et outil pour centraliser tous les projets de la Caisse Régionale et offrir aux membres du Comité de Direction une vision 360° instantanée.

Son ambition est de mettre aux mains des collaborateurs un environnement de travail et des méthodes universelles qui assurent la cohérence dans les projets transverses et dans le suivi des différentes initiatives

Au-delà de la simplicité de prise en main par les utilisateurs, conditions nécessaires au succès, les occasions variées d'utiliser l’outil sont déterminantes. De ce point de vue, la crise du COVID a été un accélérateur comme pour d’autres entreprises l’adoption d’outils de communication. 

L’enjeu est de faire adopter un outil supplémentaire alors que la gestion de projet n’est pas la première activité des utilisateurs. C’est dans le contexte particulier des Cellules de vigilance, et sans être PMO, que certains utilisateurs ont pu mesurer l'intérêt à leur propre échelle, à celui de leur projet et celui de toute la Caisse Régionale.

En savoir plus sur  l'Enterprise work management

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