looking to the future.jpg

Actualités de la société One2Team

La gestion par les ressources ? Oui, mais pas pour le pilotage des projets !

La gestion par les ressources, principalement utilisée dans les DSI ou les départements R&D, a été initiée pour répondre à 2 besoins:

  • Etre en mesure de prendre des engagements pour déclencher de nouveaux projets, et savoir si l’on a les moyens de les réaliser.
  • Assurer un suivi budgétaire des projets dans une logique de refacturation, et savoir combien coûte chacun d’entre eux.

Avec le temps, certaines dérives se sont mises en place. Affiner le suivi par les ressources est considérée par beaucoup comme une solution pour un meilleur pilotage de portefeuilles de projets.

D’une bonne idée sur le papier, la réalité s’est avérée toute autre. En mettant en place un suivi aussi fin, il en résulte :

  • beaucoup de temps perdu dans la collecte des informations d’avancement des projets,
  • un manque de fiabilité de l’information,
  • une faible visibilité,
  • un manque d’anticipation,
  • le rejet des outils de reporting par les utilisateurs qui n’y trouvent pas de valeur…

Et finalement, beaucoup de temps perdu et aucune contribution au sujet de fond : la performance du projet.

Après un premier article présentant le pilotage par le planning, ses avantages et ses inconvénients, découvrez dans cet article comment une approche simple et éprouvée permet d’améliorer l’efficacité d’exécution de ses projets, d’augmenter la productivité des équipes, d’améliorer la visibilité sur l’avancement des projets et mieux anticiper ? Bref donner plus d’agilité.

 

La gestion par les ressources, un impératif pour les DSI et les départements R&D

Dans le cadre de leurs projets, les Directions des Systèmes d’Informations et les départements de Recherche & Développement utilisent la gestion des ressources et le suivi budgétaire pour effectuer leur refacturation interne (en ce qui concerne les DSI) et justifier les investissements subventionnés (pour les directions R&D).

Dans le premier cas, la gestion de la ressource permet au département SI de prendre la décision de lancer de nouveaux projets et prendre des engagements :

  • en comparant les charges prévisionnelles aux charges affectées et en traitant de nouveaux sujets en fonction de la ressource disponible ;
  • en ayant une vision financière dans une logique de refacturation à leurs clients internes grâce au suivi du temps et le suivi des dépenses (prestations externes, achat du matériel, location SaaS, …).

Dans le deuxième cas, la gestion de projets par les ressources aide les départements R&D à apporter des justificatifs de dépenses aux organismes qui leur fournissent des aides financières, notamment les subventions étatiques. Pour cela, ils :

  • font le suivi de leurs dépenses ;
  • justifient l’allocation des ressources vers les projets subventionnés.

Dans les deux cas, la gestion par les ressources apporte une réelle valeur à la gestion de projets de ces départements. Mais cette méthode ne donne pas de levier de pilotage pour la performance d’exécution des projets.

 

Quand faut-il arrêter de gérer ses projets par les ressources ? Comment améliorer la performance des projets et du portefeuille ?

Reporting.pngLes tentatives infructueuses en DSI se produisent lorsque l’on essaye d’avoir une visibilité exhaustive et détaillée des plans de charges pour prendre des décisions de lancement de nouveaux projets, ou suivre les temps à la tâche pour tenter d’améliorer la capacité d’anticipation. Ceci conduit immanquablement à générer beaucoup de reporting, sans valeur ajoutée supplémentaire en termes de pilotage.

« Savoir sur quoi les gens ont passé leur temps dans le cadre d’un projet est contre-productif, cela donne une vision « rétro viseur ». Il faut structurer les modalités de travail autour des résultats pour accélérer les projets, et rendre la collaboration plus fluide. Plutôt que d’avoir des discussions permanentes sur les besoins en ressources, cela permet d’élaborer les scénarios qui permettent de tenir les objectifs, avec les mêmes ressources, et ceci, le plus tôt possible. » Alexandre Boudonne - Pre-sales chez One2Team.

Voici quelques bonnes pratiques à mettre en place pour y parvenir :

  • Outiller le suivi de portefeuille de projet et le suivi opérationnel de projet dans un outil unique pour un mode « zéro reporting ». (Découvrez ici 4 critères pour choisir votre outil de gestion de projet idéal)
  • Responsabiliser les acteurs projets autour d’un pilotage par les résultats (les livrables), dans une maille suffisamment fine pour éviter les « effets tunnels ». On passe d’un avancement déclaratif (% d’avancement d’un livrable) à une vision très factuelle : nombre de livrables livrés ou validés.
  • Piloter les « émergents projets », ces situations pouvant induire de nouveaux risques. Il est recommandé de les traiter de manière collaborative pour mieux maitriser les risques qui émergent dans la vie des projets : les points ouverts, les actions, les demandes de modification, changement de direction…
  • Apporter de la valeur à tous les acteurs projets avec un outil de travail quotidien pour une meilleure productivité individuelle et collective, élément essentiel pour la collaboration. (Découvrez comment un outil collaboratif peut apporter de la valeur à tous les contributeurs projets).
  • Gérer les ressources à une maille la plus macro possible, et progressive, pour prendre des décisions.

Résultats des courses, avec un peu de savoir faire… :

  • Les équipes projets utilisent l’outil au quotidien. Ils ne font plus de multiples reporting en fin de semaine et n’ont aucun effort de réconciliation à faire en termes de communication d’avancement.
  • La collaboration avec les clients internes et les acteurs externes est facilitée
  • Il est très facile de disposer d’indicateurs de synthèse de haut niveau pour avoir une vision très factuelle en temps réel de l’avancement des projets, des risques et des décisions à prendre, avec une capacité d’aller dans le détail, sans effort de reporting.
  • Les acteurs métier ont une forte visibilité et la collaboration opérationnelle fluidifiée.
  • Et de manière plus générale, il y a un gain de temps et une meilleure efficacité collective mis au service du développement de l’agilité.

Quant à la gestion des ressources pour les demandes d’investissement comme pour les projets R&D, le premier écueil est souvent d’aller dans le détail alors même que l’intérêt business du projet n’est pas validé. A quoi bon décrire et chiffrer un projet de manière détaillée alors qu’il n’a aucune chance d’être retenu ?

La encore, l’expérience montre qu’il faut procéder par étape :

  1. Focaliser le travail de qualification sur l’intérêt du projet, en prenant en compte la capacité « technique » à l’accomplir : a-t-on la compétence en interne pour réussir le projet ?
  2. Affiner la qualification du projet sur les dimensions de valeur, ROI et capacité à le mener en restant au niveau des équipes en termes de besoin en charge.
  3. Enfin, pour la liste des projets qui ont été retenus pour l’exercice budgétaire, il reste à détailler les besoins par département, voire par profil d’acteurs. Il n’est pas forcément nécessaire d’analyser à la semaine. Une analyse mensuelle des besoins est généralement suffisante.

Il ne restera plus qu’à piloter convenablement l’exécution de ses projets (comme décrit plus haut) pour en faire un portefeuille de projets réussi.

Somme toute, pour augmenter la capacité d’anticipation et accélérer les projets, outillez le suivi opérationnel en mode collaboratif, vous aurez des tableaux de bord fiables et à jour en permanence.

 

Une solution unique et innovante pour gérer les ressources et mieux piloter les portefeuilles de projets et leur exécution

Pour répondre à ces deux besoins de pilotage de projets qui sont la gestion des ressources et le pilotage de portefeuille, One2Team a développé une plateforme collaborative de pilotage de projets de nouvelle génération.

Le slideboard change tout en termes d’adoption utilisateur

Capture_dcran_nouveau_slideboard.png

Les acteurs se concentrent dorénavant à 100% sur leurs action à forte valeur ajoutée et délaisse complétement les opérations de reporting et de relances. La collaboration est facilitée par le réseau social intégré.

 vidéo presentation slideboard

Les cockpits donnent la visibilité nécessaire à la prise de décision pour une meilleure performance

La notion d’exhaustivité et de temps-réel est un un facteur important qui fait de One2Team une solution moderne et efficace.

Capture_dcran_Cockpit.png

Demandez une démo de la solution One2Team

Demandez une démo

PARTAGER CET ARTICLE | |

Recevez les dernières infos sur One2Team ainsi que des contenus exclusifs en vous abonnant à notre newsletter.

Search

Recent Posts