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Pilotage de projets : est-ce la fin du planning ?

 

Le Planning est mort ! Place au SLIDEBOARDDerrière ce titre volontairement provocateur se pose en fait la question de la pertinence du paradigme selon lequel un projet se pilote en suivant son avancement sur un planning.

Avez-vous déjà essayé de suivre l'avancement d'un projet lors d'un comité de pilotage sur la base de son planning "à jour" ? C'est souvent fastidieux. Pour certains usages, nous lui préférons de loin le Slideboard, nouvelle interface de pilotage des tâches d'un projet. Nous vous présenterons tour à tour dans cet article les usages du planning qui nous semblent encore pertinents, ses limites et enfin le Slideboard, complément et alternative au planning.

Le planning : rappel des principaux atouts

Oui, le planning a encore de beaux jours devant lui. Il est tout particulièrement utile en tout début de projets dès que le projet est un minimum complexe car il permet :

  • d'estimer la durée totale du projet et des principaux livrables,
  • de voir tout de suite sur quels leviers il est possible de jouer pour raccourcir la durée du projet,
  • d'avoir une idée du chemin critique : les tâches qui - si elles sont retardées - impactent la date de livraison du projet et doivent faire l'objet d'une attention accrue,
  • pour chaque responsable, de pré-programmer certaines tâches dans leur planning,
  • d'adapter le planning si une personne se retrouve surchargée à une période donnée ou de revoir la répartition des tâches (usage limité à des plannings peu denses)

En cours de projet, pour le pilote, la représentation sous forme de planning lui permet de suivre l'ensemble des tâches à réaliser par les parties prenantes à une date donnée. les tâches qui auraient du être terminées, celles qui sont en cours et enfin celles qui doivent être commencées. Cela lui permet de rappeler à l'ordre les responsables qui n'ont pas encore commencé ou terminé une tâche. Néanmoins, plus le projet est dense, plus le planning s'étend sur plusieurs pages et la visualisation d'un coup d'oeil de ce qui doit être fait devient difficile, voire impossible. Le risque d'oublier une tâche est alors grand et limite la pertinence de la représentation des tâches sous ce format "historique".

Le planning, quelles limites

Encore aujourd'hui, de trop nombreux usages sont réalisés à grand peine sur un planning. En voici quelques uns :

L'ajout d'une nouvelle action : Imaginez que dans le cadre du projet, vous réalisiez qu'une tâche est manquante et doit être ajoutée. Combien de fois le planning est-il véritablement mis à jour avec cette nouvelle tâche ? Quasiment jamais. En effet, sa mise à jour est des plus fastidieuses, quelles que soient les dernières améliorations apportées par les éditeurs en terme d'interface utilisateur. D'ailleurs, le temps passé à mettre à jour ce planning est autant de temps de perdu sur la réalisation/planification de ce nouvel émergent. Or ces nouvelles tâches, du fait qu'elles n'ont pas été anticipées, sont très impactantes pour la livraison dans les temps du projet. Il faut donc les piloter en priorité.

Par ailleurs, lorsque le planning fait plus de 3 pages et nécessite un grand écran et/ou d'être imprimé en format A0 pour être visionné dans son intégralité, l'affichage des tâches à terminer, en cours et à commencer n'est vraiment pas pratique.

Enfin, pour ceux qui ne sont pas pilotes, qui n'ont pas l'habitude des plannings, leur lecture et compréhension est souvent difficile. 

C'est là qu'intervient le slideboard.

Le Slideboard - une vision projet pour une meilleure anticipation et un meilleur pilotage des projets.

Le Slideboard est une nouvelle représentation des tâches d'un projet à l'image du pilotage avec des "Post-Its" digitaux.

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Il vous est possible d'y visualiser de manière ludique et intuitive les informations pertinentes sans être pollué par du "bruit" (exemple : les tâches déjà réalisées, etc.). Suivant les filtres que vous actionnerez, vous pourrez vous focaliser en tant que manager ou pilote sur :

  • valider la faisabilité du plan de charge par responsables ou effectuer des réaffectations si nécessaires, 
  • visualiser les tâches en retard (car non débutées, non livrées dans les temps) sur lesquelles vous devez apporter votre concours,
  • visualiser l'ensemble des tâches en cours,
  • etc.

Mais le Slideboard permet également de nombreux autres usages que la représentation sous forme de planning n'a jamais eu vocation à fournir tels que : 

  • Le suivi du process de validation des tâches/livrables avec pour chaque tâche une vue "en cours", "à faire", "effectuée", "validée en interne", "validée par le client", etc. personnalisable,
  • Le suivi financier d'un projet lorsque à chaque tâche est associée un coût, etc,
  • Le suivi de tout process grâce à la personnalisation du Slideboard,
  • Le reporting en temps réel : les opérationnels mettant à jour leurs tâches en les passant facilement de "à faire" à "effectuée - à valider/réceptionner" ou en mettant à jour les dates cibles et ajoutant des commentaires, ce qui n'était pas possible avec le planning, trop complexe à mettre à jour pour un non-initié. Cela permet au pilote d'avoir sur le slideboard la vision réelle de l'avancement sans avoir besoin d'appeler, relancer par mail les opérationnels pour l'obtenir. Il peut ainsi se concentrer sur les tâches risquant d'impacter la tenue des délais.


Planning vs Slideboard Découvrez l'infographie comparant les avantages et les inconvénients du planning et du SlideboardGraphique, simple, ludique, le Slideboard de One2Team révolutionne le suivi opérationnel de votre activité. Il vous permettra de suivre, prioriser, affecter, réaffecter, planifier, notifier, modifier vos tâches simplement dans un unique outil. Il permet aussi le partage documentaire, sert de support aux réunions, sans oublier son ergonomie qui permet une prise en main immédiate. 

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En somme, le planning donne une vision globale des prévisions du projet avant de l'entamer, mais il devient compliqué à mettre à jour et ses utilisateurs ont du mal à s'y retrouver au cours du projet. À l'opposé, le Slideboard de One2Team permet une vision sur l'information mise à jour en temps réel tout au long du projet, de la phase de conception à la livraison. Avec une ergonomie intuitive, il est possible de modifier les tâches et mettre à jour l'état des actions pour un suivi de projet optimal. Et pour les adeptes du planning, il est possible d'en créer un sur la solution One2Team, ce qui génère automatiquement un Slideboard à partir des tâches et actions intégrées initialement au planning. 

À propos de One2Team

One2Team est une solution SaaS de Pilotage de Projets de nouvelle génération favorisant la collaboration et la mobilité afin de sécuriser le succès opérationnel des projets complexes et stratégiques.  Avec plus de 20000 utilisateurs dans plus de 50 pays et plus de 130 milliards d’euros d’actifs projet gérés dans la plateforme, le partage et la consolidation de données en temps réel permet une meilleure anticipation des risques, une réduction significative des coûts de pilotage, et une augmentation de la performance financière des organisations.

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